Garantir a produtividade no setor de compras se apresenta como um desafio que precisa ser solucionado. Isso porque, muitas vezes, a rotina atarefada, corrida e com má gestão do tempo, impede um fluxo de foco saudável. Na prática, essa realidade acarreta perdas substanciais para o crescimento no mercado.

Afinal, como propor sugestões e mudanças que podem contribuir para o crescimento da empresa, sem, de fato, ter momentos específicos para determinadas ações? 

Essa é uma pergunta que requer profunda reflexão e avaliação do cenário geral, visando obter clareza para a tomada de decisões mais assertivas.

O fato é que, seja qual for a área de atuação, a produtividade é altamente relevante para a prosperidade do negócio. Portanto, adotar medidas que contribuem para um maior rendimento entre os colaboradores e dedicar atenção no que realmente é capaz de agregar valor à operação, são pontos que merecem ser trabalhados.

Continue a leitura, entenda a importância da produtividade no setor de compras e confira 4 dicas para aumentá-la!

Descubra a importância da produtividade no setor de compras

Imagine poder desfrutar do prazer que é conseguir cumprir com os prazos, participar ativamente de reuniões e levantar debates importantes ou mesmo manter alinhada todas as ações propostas para o crescimento da empresa. Pois saiba que isso é possível com a obtenção da produtividade no setor de compras, que pode ser praticada e gerenciada hoje mesmo.

Para isso, é fundamental não apenas otimizar o tempo no que se refere às tarefas operacionais, mas também adotar práticas de gestão eficientes, que precisam ser compartilhadas com toda a equipe.

Aliás, a falta de comunicação no mundo corporativo é um fator responsável por prejudicar diversos empreendimentos, já que coopera para o desalinhamento de informações e passos a serem dados.

Com isso em mente, a dica é sempre pensar em como comunicar os tópicos envolvidos na empresa sem que haja falhas, transmitindo dados, mudanças corporativas, medidas pontuais e o que mais for pertinente. 

Tudo isso, certamente, irá auxiliar na produtividade no setor de compras, a partir de um direcionamento eficaz, que deve abranger toda a gestão da cadeia de suprimentos, a parte financeira e a execução em si.

Dicas para aumentar a produtividade neste setor

Se o objetivo é aumentar a produtividade, algumas dicas podem ser úteis. Entretanto, primeiramente, convém definir o que esse conceito representa para você e para a indústria. Essa etapa é essencial, já que a ideia pode variar conforme os objetivos de cada um.

Estabelecido isso, será viável, inclusive, decidir quais serão os indicadores utilizados para mensurar e acompanhar esse processo. Desta forma, é possível observar se o proposto tem sido obtido, ou, caso não, o que pode ser feito para otimizar o contexto.

No setor de compras, os indicadores servem para averiguar a efetividade da operação, contribuindo para uma visão ampla e transparente. Como se trata de um ramo que requer agilidade, maior é a relevância de obter clareza quanto às informações e números, pois isso possibilita correções rápidas sem perder a eficiência.

Algumas opções, nesse sentido, são:

Lead time

Se refere ao tempo necessário para que o produto chegue nas mãos do consumidor, contando desde a primeira etapa processual até a entrega. Com ele, é viável ainda planejar melhor o processo de compra de materiais, com o objetivo, claro, de que não falte nada, garantindo a continuidade da operação. 

Aqui, é válido citar que determinados gestores costumam ver a redução do lead time como uma solução, já que, na prática, isso significaria realizar entregas mais rápidas. Porém, o foco deve ser mais direcionado à qualidade dessas entregas e de todo o atendimento. Ou seja, é preciso atender às expectativas e, quando der, ir além quanto a elas.

Nesse sentido, o setor de compras tem um papel essencial, já que a compra de insumos, matéria-prima e materiais impacta no tempo necessário para desenvolvimento do produto. 

Então, vale acompanhar este indicador quanto ao tempo levado desde o primeiro orçamento até a chegada desses materiais na indústria e assim, o que pode ser feito para reduzir esse tempo antes de se iniciar o processo produtivo, bem como, a aquisição de insumos ao longo da produção, caso seja necessário.

Alinhe processos e antecipe soluções

O alinhamento de processos e antecipação de soluções são cada vez mais essenciais para a produtividade no setor de compras. Isso porque, quando se há um bom gerenciamento de uma parte da indústria, é agregador que tais ações sejam compartilhadas por outros membros da equipe, assim como quando há falhas pontuais que podem ser resolvidas com o auxílio de outros colaboradores.

Uma dica útil para toda a indústria é alinhar processos, comunicando tudo o que for pertinente em reuniões e conversas gerais. É válido anotar questões relativas a alterações nos preços, falta de matéria-prima e demais recursos, atrasos com os fornecedores, etc.

A partir desse alinhamento, fica muito mais fácil aproveitar oportunidades e antecipar soluções para problemas que podem gerar impactos em todo o negócio. Como saldo final, você garante maior valor para a indústria, cooperando para a eficácia da cadeia produtiva.

Aproveite a produtividade garantida por um sistema de gestão

Se for uma alternativa viável, sua indústria pode optar por realizar o gerenciamento de informações das negociações em um sistema. Isso não significa abrir mão do contato telefônico com os fornecedores e a proximidade necessária para negociações mais aprofundadas nas suas dores e necessidades. Porém, seria uma forma de unir os pontos mais relevantes através de um acesso rápido e fácil.

O que os softwares fazem é automatizar o processo e o ciclo de compra de bens e serviços, descartando a necessidade de ter que registrar tudo em papéis ou planilhas extensas. 

Com um sistema do tipo, fica simples categorizar as ofertas, tabelar preços, gerir os pedidos, aprovar faturas, controlar o estoque e muitas outras funções. 

Selecione bem os fornecedores

Por fim, uma dica valiosa é selecionar bem os fornecedores, no intuito de evitar problemas pelo caminho e assim otimizar negociações futuras. Nesse aspecto, é imprescindível criar uma relação de confiança, já que o fornecedor é parte indispensável para a execução das demandas.

Isso porque, sem bons fornecedores, os riscos do seu negócio ter problemas de atraso, paralisação ou até mesmo má qualidade nas entregas é grande. E aí a produtividade no setor de compras se perde.

Inicialmente a escolha de fornecedores vai tomar um bom tempo, mas no futuro você e o seu time economizarão tempo e, porque não, evitarão prejuízos, se realizarem uma análise criteriosa de quem será ou não parceiro do negócio.

E então?

Como vimos neste conteúdo, a produtividade no setor de compras é algo totalmente possível, sobretudo, com a adesão das dicas mencionadas ao longo da leitura. 

Além disso, é importante máxima clareza quanto ao significado do conceito aqui exposto para a sua organização. Afinal, ele permitirá selecionar indicadores que servirão para averiguar se os passos estão ou não assertivos, em busca da produtividade.

Se você quer se manter atualizado sobre as notícias e novidades do setor, clique abaixo e se inscreva em nossa newsletter, é gratuito!