Conheça a nova linha CBM PRO Saiba mais
5 formas de otimizar os processos da sua empresa

Todo administrador sabe o quanto é importante otimizar os processos da sua empresa. Quanto mais rápidos e eficientes eles forem, maior o crescimento do negócio a médio e longo prazo. Para facilitar essa otimização de processos, preparamos uma série de dicas interessantes e práticas.

Vejamos como esses processos funcionam.

Identifique e defina quais são os pontos a serem otimizados na empresa

Nenhum processo para melhorar a empresa pode ser realizado se não houver uma análise prévia. A melhor forma de buscar essas informações é pedir a opinião dos envolvidos em cada setor. Isso pode ser feito através de perguntas diretas ou questionários mais elaborados.

Após coletar todos os dados pertinentes, defina o panorama do fluxo de trabalho da empresa. Esse mapa pode ser definido na forma de fluxogramas, organogramas, entre outros gráficos que ajudem a determinar, de maneira mais precisa, quais processos devem ser otimizados.

Estabeleça funções bem claras a sua equipe

A primeira tarefa a ser feita como administrador, após definir os processos de otimização da empresa, é incentivar os funcionários a trabalharem juntos a ela, para que as transições sejam certeiras e naturais a todos. Daí a importância de incluí-los na coleta de informações: o objetivo é melhorar as atividades gerais da empresa, que por sua vez incentivam o crescimento dos próprios funcionários.

Para atingir esse nível de competência, invista em treinamentos que expandem a capacidade e a eficiência da equipe. Por mais que você, gestor, esteja no comando, são eles os responsáveis pelas ações diárias da empresa. Valorize esses aspectos, e os resultados positivos serão naturais.

Busque ferramentas que agilizem tais processos

A palavra “otimização” virou norma nos últimos anos, por conta  da facilidade oferecida pela tecnologia. Porém, boa parte dos sistemas de gestão, empregados a até poucos anos atrás, deixavam as atividades engessadas, destruindo a criatividade e empenho da equipe como um todo.

Atualmente, as opções de ferramentas de gestão para os vários processos permitem uma organização mais fluida por parte dos administradores, além de flexibilidade aos funcionários. O ideal é sempre buscar alternativas mais práticas ao dia a dia.

Pratique técnicas que otimizem o tempo

Um dos principais objetivos na otimização de processos é fazer bom uso do tempo. Tanto administradores como funcionários devem evitar momentos de procrastinação ou tarefas que tomem horas desnecessárias do trabalho.

As ferramentas online, sobretudo as mobile, servem muito bem a esse propósito. Um exemplo são as técnicas como o pomodoro, onde se trabalha 2 horas seguidas e se descansa 10 minutos.

Leia Mais:

4 Maneiras de melhorar o desempenho de sua empresa

 

Em uma analogia simples, tais práticas funcionam da mesma forma que caminhadas e corridas: inicialmente, o ritmo é lento e busca-se por adaptação. Com o tempo, elas se tornam naturais e suficientes para aumentar a produtividade sem imposições.

Faça avaliações constantes de desempenho

Durante a fase inicial de análise, levante gráficos detalhados sobre os resultados da empresa. Eles serão muito úteis tempos depois, quando as implementações já estarão ativas e os resultados das mesmas precisarem ser avaliados.

Na verdade, é muito importante para o gestor trabalhar com os ciclos de atividades, como o PDCA, por exemplo, para ter uma noção mais clara dos resultados e o que é preciso melhorar.

Com os devidos cuidados, otimizar os processos de uma empresa pode tornar as atividades realizadas dentro dela muito mais eficientes. Trabalhe, em seu planejamento, todos os detalhes importantes que entrarão em vigor. E não se esqueça de que tais processos não são feitos sozinhos – é preciso uma boa ação em conjunto com sua equipe.

 

Até a próxima!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

X

Produto adicionado ao carrinho

  • Nenhum produto na lista

  • 1